Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja Korutaideyhdistyksessä

Korutaideyhdistyksen nettisivut
Tämän sivuston tietoliikenne on salattua.

Evästeet
Sivusto ei kerää mitään henkilötietoa vierailijoista.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö
Nettisivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.
Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.


***

Korutaideyhdistyksen ry:n tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja rekisteröidyn informointi

Päivitetty 26.10.2020

Korutaideyhdistys ry (jäljempänä Korutaideyhdistys) noudattaa henkilötietojen käsittelyssä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2016/679 eli EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä kansallista tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä
Korutaideyhdistys ry
Valtakatu 66
53100 Lappeenranta

Tietosuojavastaava
Korutaideyhdistyksen toiminnanjohtaja
tai hallituksesta nimetty vastuuhenkilö
info@korutaideyhdistys.fi

Rekisterien nimet
Korutaideyhdistys ry:n virallinen jäsenrekisteri ja sidosryhmien yhteystietorekisteri.

Rekisteröidyt
Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä henkilöä, jonka henkilötietoja käsitellään yllä määritellyissä rekistereissä. Rekisteröityjä ovat

  • Korutaideyhdistyksen jäsenet ja entiset jäsenet mukaan lukien kannatusjäsenet
  • Korutaideyhdistyksen tuottamiin näyttelyihin, koulutuksiin, tapahtumiin ja tilaisuuksiin hakijat ja osallistujat
  • Muut Korutaideyhdistyksen toimintaan liittyvien sidosryhmien yhteyshenkilöt
    Sidosryhmät ovat yksityishenkilöitä ja yhteisöjä.

Rekisterin käyttötarkoitus ja peruste
Korutaideyhdistyksen tarkoitus on edistää ja tehdä tunnetuksi nykykorua taiteena ja muotoiluna Suomessa ja ulkomailla. Siten sen toimintaan keskeisesti kuuluvat tiedottaminen sekä koulutusten ja tapahtumien järjestäminen. Korutaideyhdistys kerää ja käsittelee henkilötietoja, jotta se voi toteuttaa, ylläpitää ja kehittää yhdistyksen tarkoituksenmukaista toimintaa, viestintää, markkinointia ja yhteydenpitoa eri sidosryhmiin.
Henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön, rekisteröidyn itsensä antamaan suostumukseen, jäsenyyteen ja/tai muuhun sopimukseen riippuen rekisteröidyn sidoksesta Korutaideyhdistykseen.
Korutaideyhdistyksen ylläpitämän lakisääteisen jäsenrekisterin tietoja käytetään mm.

  • yhdistyksen sisäiseen viestintään
    (esimerkiksi sähköiset jäsentiedotteet, kutsut ja jäsenkyselyt)
  • jäsenmaksujen laskutukseen
  • koulutusten ja tapahtumien suunnitteluun ja järjestämiseen

Sidosryhmien yhteystietorekisterin tietoja käytetään tiedottamiseen mm. Korutaideyhdistyksen järjestämistä tapahtumista. Tiedotus tapahtuu pääsääntöisesti sähköpostitse.

Kuvaus tallennetuista tiedoista
Jäsenrekisteri sisältää jäsenistä seuraavat tiedot:
Etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, liittymispäivä ja mahdollinen eroamispäivä

Lisäksi Korutaideyhdistyksen järjestämiin myyntitapahtumiin osallistuvien jäsenten pankkiyhteystiedot tallennetaan myyntipalkkion maksamista varten. Maksamisen jälkeen pankkiyhteystieto poistetaan, viimeistään vuoden kuluessa.

Jäsenistä voidaan myös tallentaa verkkojakelualustalle jäsenten julkaisemistarkoituksessa toimittamia tietoja liittyen jäsenten taiteelliseen työskentelyyn, kuten syntymäaika ja -paikka, biografia suomeksi ja englanniksi, www-osoite ja kuvia.

Sidosryhmien yhteystietorekisterissä rekisteröityjen tiedot on ryhmitelty Korutaideyhdistyksen toiminnan ja viestinnän tarpeiden mukaisesti.

Sidosryhmien yhteystietorekisteri sisältää seuraavia tietoja: etunimi, sukunimi, työnantaja/yhteisö/organisaatio, jota rekisteröity edustaa, asema yhteisössä/organisaatiossa, toimiala, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja päivämäärä, milloin tieto on lisätty rekisteriin.

Yllä mainittujen tietojen lisäksi koulutuksiin, näyttelyihin ja tapahtumiin osallistujilta saatetaan kerätä seuraavia tietoja:
CV (näyttelyyn hakijat), laskutustiedot, Y-tunnus, www-osoite, ruoka-aineallergiat, markkinointikiellot ja -suostumukset ja muut rekisteröidyn antamat lisätiedot koulutukseen, näyttelyyn ja tapahtumaan tapahtumaan liittyen.

Kaikkia mainittuja tietoja ei välttämättä kerätä kaikilta rekisteröidyiltä.

Säännönmukaiset tiedonlähteet
Korutaideyhdistyksen jäsenrekisterin tiedot on saatu jäseniltä itseltään. Liittyessään jäseneksi uusi jäsen antaa suostumuksensa yllä mainittujen henkilötietojen tallentamiseen jäsenrekisteriin.
Sidosryhmien yhteystietorekisterin henkilötiedot on saatu Korutaideyhdistyksen sidosryhmiin kuuluvalta henkilöltä itseltään tai julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten internetistä.

Jäsenrekisteriä päivitetään rekisteröidyn itsensä rekisterinpitäjälle toimittaman muutosilmoituksen perusteella.

Tietojen luovutus ja siirto
Rekisteristä ei pääsääntöisesti luovuteta henkilötietoja ulkopuolisten käyttöön. Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille vain perustelluista syistä. Esimerkiksi jäsenrekisterin tiedoista voidaan luovuttaa nimilistan lisäksi muita julkisesti Korutaideyhdistyksen nettisivustolla saatavilla olevia jäsentietoja näyttelyyn osallistuvista jäsenistä esimerkiksi kuraattoreille tai vastaaville tahoille. Lisäksi Korutaideyhdistys voi myös julkaista omilla nettisivustoillaan, some-kanavissaan tai muussa viestinnässään jäsenten itse yhdistykselle julkaisutarkoitusta varten antamiaan tietoja ja materiaalia esimerkiksi taiteilijan/tekijän nimi, syntymävuosi- ja paikka, asuinpaikka, biografia, verkkosivujen osoite ja kuvia. Yhdistyksen järjestämissä tapahtumissa tietoja osallistujien erikoisruokavalioista voidaan antaa eteenpäin ruoka- tai juomatarjoilusta vastaavalle catering-palvelulle. Tällöin catering-palvelu vastaa itse henkilörekisterin asianmukaisesta käsittelystä ja säilytyksestä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Esimerkiksi etäkokouksien osalta (Zoom) henkilötietojen käsittelyä tapahtuu USA:ssa GDPR:n edellyttämin suojatoimin.

Rekisterin suojaus
Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan Korutaideyhdistyksen toiminnanjohtajalla ja tietyillä hallituksen jäsenillä. He käsittelevät henkilötietoja vain silloin, kun se on työtehtävien hoitamisen vuoksi on tarpeen.
Korutaideyhdistyksen jäsenrekisteriä ja sidosryhmien yhteystietorekisteriä säilytetään Googlen tarjoamissa palvelussa. Sisäänpääsy on suojattu vahvalla salasanalla. Google on sitoutunut noudattamaan EU-komission mallisopimuslausekkeita taatessaan riittävän tietosuojatason käsittelemilleen tiedoille (Google Data Processing and Security Terms 2.0).
Varmuuskopio ulkoisella kovalevyllä säilytetään lukitussa tilassa. Tietoverkko ja ATK-laitteet, joita käytetään rekisteriä käsitellessä, on suojattu palomuurilla ja tietoturvaohjelmilla.

Henkilötietojen säilytysaika
Kaikkia jäsenten ja sidosryhmien henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sille on peruste yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös silloin, kun se on tarpeellista henkilön antaman suoramarkkinointikiellon toteuttamiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, oikaista ja poistaa hänestä tallennettuja tietoja Korutaideyhdistyksen jäsenrekisterissä ja sidosryhmien yhteystietorekisterissä.

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • pyytää pääsyä henkilötietoihinsa. Jäsenellä on oikeus tutustua rekisterissä oleviin henkilötietoihinsa. Oikeutta voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyydensuojan perusteella
  • pyytää tietojen oikaisemista. Jos jäsenen tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, hänellä on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö rajoita tätä.
  • tulla unohdetuksi. Jäsen voi pyytää tietojensa poistamista rekisteristä. Tietyissä tapauksissa, jos tietojen käsittely on toiminnan kannalta välttämätöntä, Korutaideyhdistys voi kieltäytyä pyynnöstä poistaa tiedot. Tällaisessakin tapauksessa hallituksen tulee kuitenkin antaa selvitys syistä, miksi tietoja ei voida poistaa.
  • rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Jäsen voi pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, jos hän on kiistänyt tietojen oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tietojen käsittely rajoitetaan silloin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai kunnes on voitu tarkistaa, ovatko yhdistyksen oikeudet ensisijaisia jäsenen etuihin nähden.
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • kieltää tietojensa käyttäminen esimerkiksi suoramarkkinointitarkoituksiin.

(Lähde: tietosuoja.fi)

Henkilötietoja ei ole pakko antaa Korutaideyhdistykselle, mutta näissä tilanteissa Korutaideyhdistys ei mahdollisesti pysty tarjoamaan jäsenetua tai muuta palvelua. Joitakin lakisääteisiä tietoja jäsenen on kuitenkin annettava. Tällaisia ovat esimerkiksi yhdistyslain vaatima jäsenrekisterissä oleva jäsenen nimi ja paikkakunta.

Henkilötietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä lähettämällä kirjallinen pyyntö sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa pyynnön lähettäjälle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, yleensä kuukauden kuluessa.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta (http://www.tietosuoja.fi/tunne-oikeutesi)

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä ei ole noudatettu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä (www.tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle).

Oikeus muutoksiin
Korutaideyhdistys pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta, mikäli tiedoissa on puutteita tai yhdistys muuttaa käytäntöjään. Muutoksista ilmoitetaan Korutaideyhdistyksen nettisivustolla. Jos selosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, siitä ilmoitetaan erikseen joko yhdistyksen sisäisessä jäsentiedotteessa tai sähköpostitse.